1. Situația generală

În ultimele 6 luni, activitatea SVS a fost foarte redusă. Pauza luată de conducere a dus la pierderea ritmului intern, la lipsă de coordonare și la absența unor proiecte active în prima parte a anului 2026.

Ultimele activități importante ale organizației au avut loc în vara și toamna anului 2025. În acea perioadă, am încercat să mutăm mai multă muncă și mai multă putere de decizie către voluntari. Direcția a fost una posibil corectă, dar lipsa de experiență și de pregătire a făcut ca multe inițiative să întâmpine dificultăți. Din acest motiv, anul trecut nu a fost un an cu foarte multe rezultate concrete, chiar dacă au existat eforturi.

De aceea, această planificare trebuie privită ca un moment de restart. Nu pornim de la zero, dar trebuie să reconstruim mai clar, cu mai multă continuitate, cu responsabilități mai bine asumate și cu un sprijin mai bun pentru oamenii care se implică.

Pentru o parcurgere mai ușoară, același text este disponibil și în Google Docs, cu un cuprins inclus. Click aici pentru document. 

1.1 Echipa de Web și internshipul

Principalul focus al anului trecut a fost echipa de Web. În vara lui 2025, SVS a organizat un internship la care au participat 10 persoane noi: 5 elevi și 5 studenți. Dintre acestea, doar 4 au continuat să activeze în organizație.

Acest lucru ne arată că am reușit să atragem oameni noi, dar nu am reușit suficient de bine să îi integrăm și să îi păstrăm pe termen lung.

După internship, o parte dintre cei care au continuat au intrat în echipa de Web. Echipa a avut o perioadă de practică și întâlniri recurente duminica. Aceste întâlniri au oferit un cadru bun de învățare aplicată și au fost gândite pentru a transfera cunoștințele fostei echipe de Web către noii membri.

Totuși, noul site al organizației nu este încă finalizat. În plus, doar 2 din cei 10 voluntari ai echipei au ajuns să dezvolte cunoștințe mai profunde de web development. Asta înseamnă că progresul există, dar este concentrat în prea puțini oameni.

Pe viitor, trebuie să lucrăm mai bine la documentare, mentorat și distribuirea cunoștințelor în echipă, astfel încât competențele să nu depindă doar de câțiva membri.

1.2 Echipa de PR și comunicarea publică

A existat și o încercare de a construi o echipă de PR. Într-o perioadă de aproximativ 6 luni, au fost publicate doar 3 bloguri, însoțite de câteva postări de social media. Este un început, dar nu este suficient pentru o prezență publică constantă.

1.3 Activități de comunitate

Pe zona de comunitate, am avut mai multe activități de socializare, în special la Biblioteca Județeană „Octavian Goga”, dar și în alte spații. În cadrul acestor întâlniri s-au jucat board game-uri și s-au creat contexte foarte bune în care voluntarii au putut să se cunoască, să discute și să facă schimb de experiențe.

Echipa de Design a avut mai multe seri de team building organizate de ei insisi, de la seri de pictat până la prezentări interactive despre stiluri de artă. Aceste exemple arată că atunci când îmbinăm munca, învățarea și comunitatea, SVS devine un spațiu în care oamenii chiar vor să participe.

Un moment important a fost cabana organizației, cel mai longeviv eveniment al nostru. Cabana a fost o activitate reușită, bine planificată, cu multe momente de cunoaștere și teambuilding in doar 2 nopti. Participanții s-au simțit bine, iar atmosfera a confirmat cât de importantă este comunitatea pentru SVS.

Totuși, un minus important este faptul că puțini membri noi au participat. Asta ne arată că trebuie să lucrăm mai bine la integrarea oamenilor noi în viața organizației, nu doar în proiecte sau task-uri.

1.4 Situația financiară

În 2025, SVS a avut încasări de aproximativ 7.000 de lei, provenite integral din redirecționarea a 3,5% din impozitul pe venit.Acești bani au fost folosiți în principal pentru cheltuielile de bază ale organizației: contabilitate, închirierea spațiilor de la bibliotecă și organizarea cabanei. Chiar și după aceste cheltuieli, am încheiat anul cu aproximativ 3.000 de lei disponibili.

În 2026, lipsa de activitate s-a văzut și financiar. Nu am reușit să strângem un număr semnificativ de formulare pentru redirecționarea celor 3,5%. Totuși, după plata obligațiilor curente, estimăm că SVS va avea aproximativ 5.000 de lei disponibili în cont, bani rămași din anii anteriori. Pe lângă această sumă, urmează să intre și alte fonduri, în funcție de formularele depuse, donații sau alte surse pe care le putem activa.

2. Ce funcționează bine (Doza de optimism)

Chiar dacă ultima perioadă a fost slabă ca ritm, SVS nu pornește de la zero. În timp, am câștigat încrederea mai multor oameni și instituții, mai ales a liceelor care au trimis elevi către evenimentele noastre sau ne-au oferit spații pentru activități. Proiecte mai vechi, precum SVS SESSIONS sau clubul de Flutter, au lăsat o imagine bună și ne-au ajutat să fim luați în serios.

Un alt punct important este faptul că oamenii încă răspund pozitiv la ce construim. Vara trecută, unul dintre grupurile de meme-uri ale UTCN ne-a dat share la internship, lucru care ne-a ajutat mult să ajungem la publicul potrivit. Mai mult, foști sau actuali voluntari ne întreabă deja dacă reorganizăm internshipul, pentru că vor să își trimită prietenii către noi. Asta arată că experiența lor a fost suficient de bună încât să o recomande mai departe.

Forța SVS stă și în faptul că am reușit să facem lucruri utile, accesibile și gratuite. Fără bugete mari, am creat contexte în care elevii și studenții au putut să învețe, să cunoască oameni și să capete mai mult curaj. Voluntarii au spus că SVS i-a ajutat să aibă mai multă încredere în ei, să își exprime opiniile și să simtă că au învățat lucruri reale.

Avem și deschideri noi. Colaborarea prin Erasmus și participarea la proiectul „Write the Change” din Stara Zagora, Bulgaria, în 2026, ne-au arătat că putem învăța să scriem proiecte mai serioase și să accesăm finanțări europene pentru ideile noastre.

La nivel intern, există activități care au funcționat bine. Sesiunile echipei de Web au fost văzute ca un mod plăcut și distractiv de a învăța lucruri noi. Echipa de Design a avut mai multe seri de teambuilding.

Pe scurt, punctele noastre forte sunt încrederea construită în timp, reputația bună în rândul voluntarilor, capacitatea de a crea proiecte utile fără costuri pentru participanți, experiența acumulată și comunitatea care încă vede valoare în SVS. Trebuie să folosim aceste lucruri ca bază pentru restart.

3. Ce nu funcționează bine

Cu câteva excepții importante, nu am reușit încă să formăm voluntari care să poată coordona singuri proiecte, echipe sau direcții de lucru. Am avut oameni implicați, dar prea puțini au ajuns să lucreze cu autonomie, inițiativă și curaj de decizie. Asta ține și de faptul că avem puțini oameni cu talent oratoric,  inițiativă antreprenorială și abilități de management. 

Acest lucru s-a văzut clar în organizarea internshipului. Unii voluntari nu aveau încă suficiente cunoștințe tehnice pentru a lucra cu participanții, alții nu știau clar ce au de făcut, au uitat responsabilități sau au avut emoții în interacțiunea cu internii. În unele cazuri, a lipsit și determinarea de a organiza întâlniri constante cu participanții. Rezultatul a fost un anumit haos, iar acest haos descrie destul de bine o problemă mai mare a organizației: am avut intenții bune, dar prea puțină structură.

Și în echipa de Web s-a simțit lipsa de consistență. Întâlnirile de două ore pe săptămână au fost utile și plăcute, dar prezența neobligatorie, pauzele din sărbători și sesiune și lipsa unui ritm mai susținut au făcut ca învățarea să fie prea fragmentată pentru ca oamenii să devină stăpâni pe domeniu. Pentru ca oamenii să ajungă la cunoștințe solide, avem nevoie de mai multă continuitate, practică și urmărire a progresului. Ceva trebuie schimbat.

O altă problemă importantă a fost lipsa unui proces clar de onboarding și offboarding. Nu a existat constant o persoană sau o echipă care să primească voluntarii noi, să îi integreze în grupuri, să creeze legături între ei, să explice valorile SVS și să transforme aceste valori în activități reale. Nu am reușit nici să trimitem diplomele către toți participanții. Nu este suficient să spunem că vrem comunitate, mentorat și deliberare. Trebuie să construim contexte în care ele chiar se întâmplă.

Pe partea financiară, SVS a rămas într-o zonă confortabilă, dar limitată. Nu am testat suficiente metode de finanțare, sponsorizare sau parteneriate. 

Poate cea mai mare problemă este că nu am reușit să convingem suficienți oameni să ia responsabilitatea organizației în propriile mâini. Pauza din ultimele 6 luni a scăzut moralul echipei și a rupt ritmul intern. De aceea, Q3–Q4 2026 trebuie să fie despre reconstrucție: roluri mai clare, echipe mai mici, mentorat mai bun, responsabilități asumate și mai puțină dependență de câțiva oameni / un om.

4. Problemele principale identificate

Problema de fond este că SVS nu are încă o structură suficient de bună pentru a se întreține singură. În ultimii ani, organizația a depins prea mult de un singur om care a ținut multe lucruri în mișcare ca pe un hobby personal. Asta a ajutat SVS să existe și să construiască proiecte bune, dar nu este o soluție sănătoasă pe termen lung. SVS nu mai trebuie să fie hobby-ul unei persoane, ci o organizație care poate funcționa prin echipe, roluri clare și responsabilități împărțite. În lipsa acestei structuri, proiectele pornesc greu, experiența se pierde, voluntarii rămân fără direcție, iar relațiile construite cu liceele și partenerii riscă să se răcească. 

4.1 Voluntarii nu sunt suficient de bine pregătiți și motivați

Cea mai mare problemă este că nu avem încă destui voluntari pregătiți să ducă proiecte mai departe cu autonomie. Mulți oameni au intenții bune, dar nu au încă suficientă experiență, claritate sau motivație pentru a coordona activități, a lucra constant și a lua decizii.

Asta nu înseamnă că voluntarii sunt problema, ci că noi nu am construit încă un sistem suficient de bun prin care să îi formăm, să îi susținem și să îi ajutăm să crească.

4.2 Lipsa unei idei de carieră în cadrul SVS

Dacă vrem să ducem organizația la nivelul următor, nu ne putem baza doar pe voluntariat ocazional. Avem nevoie, în timp, de oameni care să se ocupe serios de management, scriere de proiecte, marketing, finanțare, parteneriate și coordonare.

Pentru asta trebuie să atragem fonduri și să construim roluri mai stabile. SVS nu trebuie să rămână doar un loc în care oamenii ajută când pot, ci poate deveni și un spațiu în care tinerii își dezvoltă o carieră în educație, management de proiecte, comunicare sau lucru cu comunități.

4.3 Pierderea experienței existente

Dacă nu reluăm și nu continuăm proiectele, riscăm să pierdem experiența acumulată până acum. Am învățat lucruri importante din SVS SESSIONS, internship, Web, Design, cabană și  activități de comunitate.

Dar experiența se pierde repede dacă nu este folosită, documentată și transmisă mai departe. Mulți voluntari actuali vor pleca, firesc, din motive personale, profesionale sau pentru că termină facultatea in special anul acesta. Dacă nu pregătim din timp oameni noi, vom ajunge mereu să reconstruim de la zero.

4.4 Pierderea relației începute cu liceele

Un alt risc important este să pierdem relațiile construite cu liceele. În timp, SVS a câștigat încrederea unor instituții care au trimis elevi către evenimentele noastre sau ne-au oferit spații pentru activități.

Dacă nu revenim cu proiecte clare, constante și bine organizate, aceste relații se pot răci. Încrederea se câștigă greu și se pierde ușor. Pentru SVS, liceele sunt esențiale, pentru că acolo sunt mulți dintre tinerii pe care vrem să îi sprijinim.

4.5 Ruptura dintre voluntarii vechi și voluntarii noi

În prezent, SVS are multe contacte și mulți oameni care au trecut prin organizație, dar nu are un mod clar de a-i gestiona. Avem voluntari vechi care nu mai activează pentru că nu mai există suficiente proiecte în care să se implice, dar care continuă să apară la activități de socializare.

Asta creează o zonă neclară: oameni care sunt încă aproape de organizație, dar nu mai au roluri active. În același timp, voluntarii noi nu ajung mereu să îi cunoască bine pe cei vechi, iar comunitatea devine greu de urmărit. Ajungem să avem mulți voluntari pe hârtie, dar puțină muncă reală distribuită între ei.

Această situație slăbește și principiul grupurilor mici. În loc să avem echipe clare, apropiate și active, avem o masă mai mare de oameni care nu se cunosc suficient și nu lucrează constant împreună.

5. Direcție și obiective 2026

În Q3–Q4 2026, direcția principală este să transformăm SVS dintr-o organizație care depinde de energia unui singur om într-o organizație care se poate susține prin echipe, roluri clare și responsabilități împărțite.

Nu ne propunem doar să facem mai multe proiecte. Ne propunem să reparăm problemele reale identificate mai sus: voluntari insuficient pregătiți, lipsă de motivație și autonomie, experiență care se pierde, voluntari vechi și noi care nu se conectează suficient, lipsă de finanțare stabilă și relații cu liceele care riscă să se răcească.

De aceea, obiectivele pentru 2026 sunt gândite ca răspuns direct la aceste probleme. Recrutarea și trainingul rezolvă lipsa de oameni pregătiți. Echipa de Organizare rezolvă lipsa de structură. Internshipul de Web păstrează și transmite experiența tehnică. Mentorul Tău SVS și SVS SESSIONS refac legătura cu elevii și liceele. Finanțările și proiectele Erasmus ne ajută să trecem de la voluntariat făcut când avem timp, la proiecte susținute mai serios.

Direcțiile principale

Pentru Q3–Q4 2026, vom merge pe câteva direcții clare:

• Recrutăm voluntari noi, dar de data aceasta ne ocupăm mult mai atent de pregătirea lor. Nu mai este suficient să aducem oameni în organizație; trebuie să îi formăm, să îi ghidăm și să îi ajutăm să înțeleagă ce pot construi aici.

• Introducem etape scurte de training intens, pe domenii specifice. Vrem ca voluntarii să învețe practic, prin exercițiu, feedback și implicare directă în proiecte reale.

• Căutăm finanțare pentru fiecare eveniment sau activitate importantă, prin donații, sponsorizări sau granturi. Scopul este să acoperim costurile, dar și să începem să valorizăm o parte din munca depusă pentru organizare.

• Comunicăm mai activ și mai transparent online. Vom vorbi mai des despre deciziile, reușitele, greșelile și lecțiile organizației. Vrem ca SVS să fie o organizație deschisă, care își asumă public ce face.

• Reluăm legătura cu elevii și liceele cu care am colaborat în trecut și reconstruim evenimentele vechi, în special SVS SESSIONS.

• Scriem proiecte pentru finanțări mai mari, astfel încât să ducem activitățile SVS și în mediul rural sau în orașe mici, acolo unde accesul la mentorat, orientare și educație practică este mai redus.

Q3 (Vara) — Reactivare și finanțare 

Vara va fi perioada în care reconstruim baza internă a organizației. Ne concentrăm pe voluntarii vechi, păstrăm Internshipul Web, testăm la scară mică proiectul Mentorul Tău SVS și lucrăm la finanțări pentru proiectele următoare. Scopul Q3 nu este să deschidem foarte multe direcții noi, ci să stabilizăm ce avem deja și să pregătim toamna. 

Q3 - 1. Reactivarea voluntarilor vechi și organizarea echipelor

În Q3 ne concentrăm pe reactivarea voluntarilor vechi și pe reorganizarea echipei interne. Vrem să înțelegem cine mai este aproape de SVS, cine vrea să se implice activ și ce roluri pot fi asumate realist. Scopul este să trecem de la o listă neclară de voluntari la un nucleu activ, conectat și mai ușor de coordonat.

Vom organiza întâlniri de feedback și traininguri scurte, practice. Acestea vor acoperi câteva direcții importante: identitatea SVS și ce înseamnă să fii voluntar, feedback și deliberare, discurs public și reducerea anxietății, leadership în grupuri mici, organizare de evenimente, lucru cu elevii și mentorat, documentare și predarea responsabilităților mai departe.

Tot în această etapă vom organiza evenimente de teambuilding și vom clarifica modul în care lucrăm împreună. Stabilim cine rămâne activ, în ce proiecte se implică și care este ritmul standard de implicare. Vom pune în discuție și un contract de voluntariat mai riguros, care să clarifice responsabilitățile minime și așteptările de bază. La finalul verii, vrem să avem o echipă mai clară, mai conectată și mai pregătită pentru proiectele din toamnă.

Q3 - 2. Al treilea internship de Web

În Q3 vom organiza al treilea Internship Web. Păstrăm acest proiect pentru că este una dintre cele mai clare forme prin care SVS poate oferi educație practică și poate atrage oameni noi în zona tehnică. Experiența edițiilor trecute ne ajută să construim un program mai bine pregătit, cu mai multă structură și cu așteptări mai clare.

Internshipul va fi organizat în echipe mici, cu întâlniri recurente, materiale pregătite și exerciții practice. Ne dorim ca participanții să înțeleagă bazele dezvoltării web, să lucreze în echipă și să vadă cum se construiește un proiect real. În paralel, echipa de Web va trebui să documenteze mai bine procesul, astfel încât experiența să poată fi transmisă mai ușor mai departe.

La finalul internshipului vom face o evaluare clară: ce au învățat participanții, cine vrea să continue în SVS și ce trebuie îmbunătățit pentru edițiile viitoare. Scopul nu este doar să organizăm un program de vară, ci să formăm oameni care pot rămâne aproape de echipa de Web și pot contribui în proiectele organizației.

Q3 - 3. Lansarea proiectului „Mentorul Tău SVS”

Mentorul Tău SVS este un proiect prin care elevii participă gratuit la o serie de sesiuni de mentorat susținute de studenți sau tineri profesioniști din domenii care îi interesează. Scopul este să îi ajutăm să înțeleagă mai bine o facultate, o carieră, o alegere importantă sau un skill pe care vor să îl dezvolte.

În Q3 vom organiza primele teste ale proiectului. Vom alege câțiva mentori, vom construi un formular simplu pentru elevi și vom testa cum arată o serie de sesiuni: câte întâlniri sunt utile, ce teme trebuie abordate, cum se stabilește obiectivul fiecărui elev și cum urmărim progresul de la o sesiune la alta.

După aceste prime teste, vom strânge feedback de la elevi și mentori. Vrem să vedem ce tipuri de întrebări apar, ce format funcționează cel mai bine și ce trebuie pregătit pentru Q4. La finalul verii, vrem să avem o variantă testată a proiectului și o direcție clară pentru continuare.

Q3 - 4. Aplicarea pentru finanțări și granturi

În Q3 vom lucra la finanțări pentru proiectele importante ale organizației. Avem nevoie de resurse pentru Internship Web, Mentorul Tău SVS, SVS SESSIONS și pentru proiectele mai mari pe care vrem să le dezvoltăm în 2027. Nu putem construi continuitate doar din energie voluntară; avem nevoie și de bugete clare.

Vom căuta oportunități precum Erasmus+, Start ONG, sponsorizări și alte granturi potrivite pentru educație, mentorat și lucru cu tinerii. În paralel, vom pregăti bugete, descrieri de proiecte, obiective și materiale de prezentare pentru posibili parteneri sau finanțatori.

Scopul este ca până la finalul Q3 să avem primele aplicații pregătite sau depuse și o imagine mai clară asupra surselor de finanțare pe care le putem urmări. Finanțarea trebuie să devină o parte normală din modul în care construim proiecte, nu o soluție căutată pe ultima sută de metri.

Q4 (Toamna) — Recrutare, comunitate și consolidare

În Q4 mutăm accentul pe oameni noi, dar de data aceasta intrăm în recrutare cu o bază internă mai clară. După ce în Q3 lucrăm cu voluntarii vechi, testăm proiectele și reorganizăm echipa, toamna trebuie să fie despre recrutarea unei echipe de Organizare, integrarea voluntarilor noi și consolidarea proiectelor principale: SVS SESSIONS, Mentorul Tău SVS și echipa de Web.

Q4-1. Recrutarea și trainingul unei echipe de Organizare

În Q4 vom recruta și forma o echipă de Organizare. Avem nevoie de voluntari care pot lucra cu oameni, pot crea contexte de comunitate și pot transforma o idee în pași concreți. Echipa de Organizare trebuie să devină sprijinul principal pentru evenimente, onboarding, activități sociale și proiectele cu elevi.

Trainingul va fi practic și va include organizare de evenimente, comunicare, lucru cu grupuri mici, feedback, discurs public, gestionarea participanților și transmiterea valorilor SVS prin activități reale. Nu vrem doar oameni care execută task-uri, ci voluntari care înțeleg ce construim și pot duce mai departe cultura organizației.

La finalul Q4, vrem să avem o primă echipă de Organizare funcțională, testată prin activități concrete. Această echipă trebuie să poată susține SVS SESSIONS, activități de comunitate și integrarea viitorilor voluntari.

Q4-2. Integrarea voluntarilor noi și consolidarea comunității interne

Odată cu recrutarea, trebuie să avem grijă ca voluntarii noi să nu intre într-un spațiu neclar. Ei trebuie să înțeleagă rapid cine suntem, ce valori avem, cum lucrăm și unde pot contribui. Integrarea lor trebuie făcută prin grupuri mici, discuții clare și activități practice.

Vom organiza întâlniri de cunoaștere, seri de feedback, activități de vorbit în public, board games, dezbateri, ateliere scurte și evenimente sociale. Scopul este să creăm legături reale între voluntarii vechi și cei noi, nu doar să adăugăm oameni într-un grup de comunicare.

La finalul Q4, vrem ca voluntarii noi să aibă roluri clare, să se simtă parte din comunitate și să știe ce pot face concret în SVS. Fără integrare bună, recrutarea nu produce continuitate.

Q4-3. Continuarea proiectului „Mentorul Tău SVS”

În Q4 vom continua Mentorul Tău SVS, pornind de la testele făcute în Q3. Proiectul rămâne o serie de sesiuni de mentorat prin care elevii pot discuta cu studenți sau tineri profesioniști despre facultate, carieră, alegeri importante sau skill-uri pe care vor să le dezvolte.

Vom îmbunătăți formularul de înscriere, modul de potrivire dintre elevi și mentori, structura sesiunilor și felul în care urmărim progresul. Vrem să vedem ce teme apar cel mai des, ce tipuri de mentori sunt căutați și cum putem face sesiunile mai utile pentru elevi.

La finalul Q4, vrem să avem o formă mai clară și repetabilă a proiectului. Dacă funcționează bine, Mentorul Tău SVS poate deveni unul dintre proiectele principale ale organizației în 2027.

Q4-4. Reluarea SVS SESSIONS

În Q4 vrem să reluăm SVS SESSIONS, în Cluj și, unde este posibil, în orașele din jur. Evenimentul trebuie să rămână una dintre cele mai importante forme prin care SVS ajunge la elevi și îi ajută să înțeleagă mai bine facultățile, viața de student și diferite domenii profesionale.

Vom pune accent pe calitatea edițiilor, nu doar pe numărul lor. Fiecare eveniment trebuie să aibă mentori potriviți, obiective clare, activități bine pregătite și feedback de la elevi. Echipa de Organizare va avea un rol important în logistică, comunicare, atmosferă și coordonarea participanților.

SVS SESSIONS trebuie legat mai bine și de Mentorul Tău SVS. Elevii care participă la evenimente pot fi apoi direcționați către sesiuni de mentorat mai aplicate, în funcție de interesele și nevoile lor.

Q4-5. Consolidarea echipelor și a proiectelor principale

Până la finalul Q4, vrem să avem două echipe mai clare: echipa de Organizare și echipa de Web. Echipa de Organizare va susține evenimentele și comunitatea, iar echipa de Web va continua direcția tehnică și integrarea oamenilor care rămân după Internshipul Web.

În paralel, vrem să consolidăm cele două proiecte principale ale perioadei: SVS SESSIONS și Mentorul Tău SVS. Nu vrem să deschidem prea multe direcții în același timp. Mai important este să avem câteva proiecte clare, bine făcute și ușor de repetat.

La finalul toamnei, vrem să știm cine sunt oamenii activi, ce proiecte pot continua în 2027 și ce responsabilități pot fi preluate de fiecare echipă.

Q4-6. Continuarea aplicațiilor pentru finanțări și proiecte Erasmus

În Q4 vom continua să căutăm finanțări pentru proiectele SVS. Vom lucra la aplicații Erasmus+, Start ONG, sponsorizări și alte oportunități potrivite pentru educație, mentorat, comunitate și orientare pentru elevi.

Pentru fiecare proiect important, vrem să avem bugete mai clare și materiale de prezentare mai bune. Asta înseamnă să știm ce costuri avem, ce resurse ne lipsesc și ce putem cere de la finanțatori sau parteneri.

Scopul este să trecem treptat de la proiecte făcute doar din energie voluntară la proiecte susținute prin oameni pregătiți, bugete clare și parteneriate serioase.

6. Plan de acțiune Q3 (Vara) 2026

Planul pentru Q3 este construit în jurul reactivării interne, nu al recrutării masive. Vara vrem să lucrăm mai mult cu voluntarii vechi, să păstrăm Internshipul Web, să testăm Mentorul Tău SVS la scară mică și să pregătim finanțări pentru proiectele următoare. 

Repere de calendar

• Elevi: vacanța începe pe 20 iunie 2026 și se termină pe 7 septembrie 2026.

• Studenți: vacanța începe pe 13 iulie 2026 și se termină pe 27 septembrie 2026.

• Perioada comună bună pentru activități de vară: 13 iulie – 7 septembrie.

6.1. Pregătire internă pentru Internship Web și teambuilding

Perioadă: 1 iunie – 14 iunie
Durată: 2 săptămâni

Începem prin a pune ordine în lucrurile esențiale pentru vară. Stabilim calendarul Internshipului Web, responsabilitățile echipei de Web, criteriile de selecție, materialele necesare și planul de marketing pentru recrutare.

Pregătim postările, mesajele, formularul de înscriere și comunicarea publică. În paralel, începem să pregătim activitățile de teambuilding pentru voluntarii vechi și pentru echipa de Imagine.

Rezultatul urmărit: avem structura internshipului, materialele de promovare și primele direcții pentru reconectarea internă a organizației.

6.2. Lansare recrutare, selecție și sponsorizări pentru Internship Web

Perioadă: 14 iunie – 28 iunie
Durată: 2 săptămâni

Lansăm recrutarea pentru Internship Web. Publicăm postările, promovăm formularul și discutăm cu persoanele interesate.

În același timp, începem selecția participanților și deschidem primele discuții pentru sponsorizări. Internshipul trebuie pregătit mai serios și din punct de vedere financiar, nu doar organizatoric.

Rezultatul urmărit: avem candidați pentru Internship Web, începem selecția și pornim primele discuții cu posibili sponsori.

6.3. Reconectarea voluntarilor vechi

Perioadă: 14 iunie – 28 iunie
Durată: 2 săptămâni

În paralel cu recrutarea pentru Web, contactăm voluntarii vechi ai organizației. Vrem să înțelegem cine mai este aproape de SVS, cine vrea să se implice activ și ce roluri pot fi asumate realist.

Organizăm primele întâlniri de feedback și discutăm deschis despre ce a mers bine, ce nu a mers bine și ce trebuie schimbat în felul în care lucrăm.

Rezultatul urmărit: avem o primă imagine despre nucleul activ al organizației și despre oamenii care pot contribui în continuare.

6.4. Feedback Web și Train the Trainer

Perioadă: 29 iunie – 5 iulie
Durată: 1 săptămână

Organizăm o sesiune separată cu echipa de Web. Discutăm ce a funcționat în edițiile trecute ale internshipului, ce probleme au apărut și ce trebuie îmbunătățit.

Tot acum facem un training de tip Train the Trainer pentru cei care vor lucra direct cu participanții. Nu vrem ca trainerii să intre nepregătiți în întâlniri. Avem nevoie de explicații clare, ritm bun și mai multă siguranță în coordonare.

Rezultatul urmărit: echipa de Web este mai pregătită să susțină întâlniri utile, clare și bine structurate.

6.5. Selecție finală și sponsorizări

Perioadă: 29 iunie – 12 iulie
Durată: 2 săptămâni

Finalizăm selecția participanților pentru Internship Web și confirmăm grupele. În paralel, continuăm discuțiile pentru sponsorizări și pregătim bugetul minim al proiectului.

Avem nevoie să știm clar ce costuri avem, ce putem acoperi din resurse proprii și ce trebuie cerut de la parteneri.

Rezultatul urmărit: avem participanții selectați, grupele formate și o direcție mai clară pentru finanțarea internshipului.

6.6. Revizuirea materialelor și pregătirea Internshipului Web

Perioadă: 6 iulie – 19 iulie
Durată: 2 săptămâni

Împreună cu echipa de Web, revizuim materialele pentru internship: structura sesiunilor, exercițiile, explicațiile, temele, exemplele și modul în care urmărim progresul participanților.

În această etapă finalizăm și programul, comunicarea cu participanții și ultimele detalii înainte de începerea internshipului.

Rezultatul urmărit: avem materiale mai clare, traineri pregătiți și o structură bună pentru începerea internshipului.

6.7. Activități pentru voluntarii vechi

Perioadă: 6 iulie – 31 iulie
Durată: 4 săptămâni

Organizăm o serie de activități dedicate voluntarilor vechi: teambuilding, discuții ghidate, exerciții de comunicare, discurs public, reducerea anxietății și feedback despre direcțiile organizației.

Aici nu urmărim doar socializare. Vrem să reconstruim încrederea, să vedem cine mai vrea să se implice și să pregătim oamenii pentru proiectele din toamnă.

Rezultatul urmărit: voluntarii vechi sunt mai conectați, mai implicați și mai pregătiți să participe la proiectele din Q4.

6.8. Teambuilding cu echipa de Imagine

Perioadă: 6 iulie – 31 iulie
Durată: 4 săptămâni

Organizăm un eveniment separat pentru echipa de Imagine. Scopul este să reconectăm oamenii din echipă, să discutăm ce a funcționat în comunicarea vizuală a SVS și să stabilim cum poate susține echipa proiectele următoare.

Activitatea poate include o parte creativă, feedback pe materiale vechi și idei pentru comunicarea din toamnă. Echipa de Imagine are un rol important în felul în care SVS se vede public, mai ales pentru Internship Web, SVS SESSIONS și recrutările din Q4.

Rezultatul urmărit: echipa de Imagine este mai conectată, are o direcție mai clară și știe cum poate contribui la proiectele următoare.

6.9. Internship Web

Perioadă: 20 iulie – 30 august
Durată: 6 săptămâni

Derulăm al treilea Internship Web în echipe mici, cu întâlniri recurente, materiale pregătite și exerciții practice.

Echipa de Web urmărește progresul participanților și documentează lecțiile importante. Nu vrem doar să ținem un program de vară, ci să vedem cine poate continua în SVS și cum putem transmite mai bine experiența tehnică mai departe.

Rezultatul urmărit: participanții învață lucruri practice despre web, iar noi vedem cine poate continua în echipa SVS.

6.10. Organizare inițială pentru Mentorul Tău SVS

Perioadă: 18 august – 15 septembrie
Durată: 4 săptămâni

După câteva întâlniri interne cu organizația, începem să pregătim proiectul Mentorul Tău SVS.

Discutăm formatul, tipurile de mentori, profilurile de elevi, formularul de înscriere și cum ar putea arăta primele serii de sesiuni. În Q3 nu forțăm lansarea completă. Mai important este să construim proiectul corect, ca să îl putem testa și dezvolta în Q4.

Rezultatul urmărit: avem o primă schiță a proiectului și știm ce trebuie testat mai departe în Q4.

6.11. Integrare și reorganizare finală

Perioadă: 31 august – 15 septembrie
Durată: 2 săptămâni

La finalul verii, discutăm cu participanții din Internship Web care vor să rămână în SVS. În paralel, clarificăm cine rămâne activ dintre voluntarii vechi, în ce proiecte se implică și ce responsabilități poate prelua.

Punem în discuție și un contract de voluntariat mai clar, care să ne ajute să setăm așteptări realiste. Avem nevoie de libertate, dar și de responsabilitate. SVS nu poate funcționa doar pe entuziasm de moment.

Rezultatul urmărit: intrăm în toamnă cu echipe mai clare, voluntari mai conectați și o bază mai bună pentru recrutările din Q4.

7. Încheiere

Această planificare nu este un raport scris doar ca să bifăm o formalitate. Este un punct de restart pentru SVS.

În Q3–Q4 2026 vrem să reconstruim organizația mai clar: să înțelegem cine mai este activ, să pregătim mai bine oamenii, să reluăm proiectele care contează și să facem pași reali spre continuitate. Nu vrem să depindem de câțiva oameni, ci să construim echipe care pot duce mai departe ce începem.

Direcția este simplă: mai puține promisiuni mari, mai multă muncă așezată. Dacă reușim să avem voluntari mai conectați, proiecte mai clare și responsabilități mai bine asumate, SVS poate redeveni o organizație vie, utilă și relevantă pentru elevi, studenți și comunitatea din jur.